In control!

Sinds vijf jaar werk ik als secretaresse op de personeelsadministratie van een groot verzekeringskantoor. De afgelopen maanden heeft hier een grootscheepse reorganisatie plaatsgevonden waarbij ook mijn parttime collega is wegbezuinigd. Naast mijn vaste werkzaamheden, zoals het bijhouden van de personeelsadministratie ben ik nu ook het aanspreekpunt voor adhoc klussen: het afhandelen van memo’s, telefoontjes, e-mails en het notuleren van meetings. Omdat ik wist dat ik het drukker zou krijgen, heb ik mijn vaste werkzaamheden vanaf het begin van dag tot dag gepland. Mijn man brengt de kinderen naar het kinderdagverblijf zodat ik extra vroeg - vaak al om zeven uur - op mijn werk kan verschijnen.
Ondanks mijn inzet en strakke planning loop ik voor mijn gevoel voortdurend achter de feiten aan. Onder het mom van ‘een gezellige open communicatie’, heerst bij ons op kantoor de ongeschreven regel dat je deur voortdurend open staat. Net als ik bezig ben met mijn vaste werkzaamheden of een spoedklus, word ik onderbroken door collega’s die ‘even’ iets komen vragen, iets nodig hebben of komen vertellen hoe hun vakantie is geweest.
Voorheen vond ik dit prima maar sinds ik het drukker heb gekregen beginnen die onverwachte bezoekjes me behoorlijk te storen. Omdat ik mijzelf niet wil isoleren van de rest van de afdeling durf ik er niets van te zeggen. Wat betreft zijn kwaliteiten als stoorzender, spant de afdelingsmanager absoluut de kroon. Met zijn charismatische, sprankelende persoonlijkheid vond ik het voorheen leuk om voor hem klaar te staan. Sinds ik direct met hem samenwerk, ben ik er achter gekomen dat hij er een impulsieve, chaotische werkwijze op na houdt. Zijn opdrachten komen altijd onverwacht en vragen meer tijd dan ik kan missen. Dan moet er ineens een vergadering worden genotuleerd of een memo worden geschreven terwijl er een spoedklus ligt te wachten. Omdat ik heb gemerkt dat mijn manager nogal cynisch en licht ontvlambaar kan reageren - ook in de nabijheid van anderen - durf ik hem niet op zijn chaotische werkwijze aan te spreken.
Toen mijn collega werd weggesaneerd, werd mij beloofd dat ik in noodgevallen een beroep kon doen op collega’s van andere afdelingen. In de praktijk maak ik mijzelf daarmee niet populair omdat zij het al druk genoeg hebben met hun eigen werkzaamheden. Al met al zit ik klem in een situatie waar ik niet om heb gevraagd. Wat moet ik doen?’

Linda Houthoff, eigenaar Houthoff Training & Coaching in Den Haag:

‘De koe bij de horens vatten’

‘Secretaressen zijn er van nature sterk op gericht om anderen optimaal te laten functioneren. In deze kwaliteit schuilt ook een valkuil: als je iedereen tevreden wilt houden, ben je geneigd aan je eigen behoeften voorbij te gaan. Uiteindelijk ben jij degene die de rekening moet betalen. Deze secretaresse stevent af op een stevige burn out, dat is overduidelijk. Als ze eenmaal thuis zit, krijgt ze misschien nog een bloemetje en dan zijn ze haar alweer vergeten. Want in feite is iedereen misbaar. Waarschijnlijk is ze nooit erg assertief geweest, dat hoefde ze ook niet. In deze situatie moet ze de koe bij de horens vatten, in de eerste plaats door zichzelf een paar essentiële vragen te stellen: heb ik het hier nog naar mijn zin? Is dit de baan en de omgeving waar ik floreer? Is dit het geval, dan moet er iets veranderen want haar omgeving heeft op dit moment geen flauw idee in welke situatie ze zich bevindt. Om haar functie inzichtelijk te maken, zou ze de inhoud van haar baan puntsgewijs op papier kunnen zetten, met daarbij de randvoorwaarden om goed te kunnen functioneren. Zo van: als ik bezig ben met spoedopdracht, kan ik niet op hetzelfde moment notulen maken. In een vervolggesprek zou ze zelf met een voorstel kunnen komen om het probleem op te lossen.

Dan is daar nog de grillige persoonlijkheid van haar manager. Omdat hij nogal tuk is op zijn imago, zal ze hem in één op één situatie moeten aanspreken en dan ook alleen als hij goed gemutst is. Daarbij moet zij hem bontgenoot maken van haar problemen door samen een oplossing te bedenken. Dus niet in de verwijtende sfeer maar verpakt als verzoek om hulp. Omdat hij me een type lijkt dat bij anderen in de smaak wil vallen, verwacht ik niet dat hij haar daarop zal afwijzen.’

René Hogenes, trainer en eigenaar Tijdrevolutie in Baarn:

‘Kies het goede moment’

‘Als deze secretaresse haar werk niet af krijgt, is zij degene die daarop wordt afgerekend. Tijdens een functioneringsgesprek hoeft ze echt niet aan te komen met het argument dat ‘iedereen haar lastig valt’ want dat gelooft niemand. Vanaf nu moet ze voor zichzelf gaan zorgen, in de eerste plaats door af te dwingen dat ze op gezette tijden ongestoord door kan werken. Ik zeg ‘afdwingen’ omdat die open deur-cultuur diep in de organisatie zit ingebakken. Een andere mogelijkheid is tijdelijk met een collega van werkplek te wisselen waardoor je niet langer á la minuut bereikbaar bent. Als dit goed uitpakt, krijgt haar initiatief ongetwijfeld navolging. Ik ben er namelijk van overtuigd dat deze secretaresse niet alleen staat met haar probleem; de mensen op dat kantoor spreken het gewoon niet naar elkaar uit.

Haar impulsieve manager zal ze hoe dan ook duidelijk moeten maken dat er echt iets moet veranderen. Begin het gesprek positief door te zeggen dat je het naar je zin hebt, maar dat de kwaliteit die je zou willen leveren steeds meer onder druk komt te staan. Daarbij stelt ze die onverwachte vergaderingen en klussen als voorbeeld. Verwacht daarbij niet dat je alles in een gesprek kunt oplossen; we hebben het hier over een ingesleten gedragspatroon waar wel wat tijd overheen gaat. Kies daarbij het juiste moment. Als je moe of emotioneel bent, flap je er sneller dingen uit die achteraf gezien niet handig zijn. Het is beter een puntenlijstje te maken van aspecten die je graag veranderd zou willen zien om hem aan het denken te zetten. Als hij haar niet gelooft, zou ze een week lang exact kunnen bijhouden hoe vaak en met welke opdrachten je wordt gestoord. Stel grenzen en spreek met jezelf af dat je op zoek gaat naar een andere baan als je inspanningen geen vruchten afwerpen.’

Ron Witjas, organisatiepsycholoog en trainer bij ARDIS Management Development in Den Haag:

‘Opvoeden en anders wegwezen’

‘Deze situatie vind ik vrij zorgelijk. Praktische trucjes op het gebied van time management werken niet omdat de problemen nauw verbonden zijn met haar persoonlijkheid en die van haar baas. Deze vrouw is bepaald niet assertief, is een beetje bang voor haar baas. Ze past haar thuissituatie zelfs op hem aan door een uur eerder op haar werk te verschijnen. Het klinkt paradoxaal, maar hoe harder je werkt, hoe minder de omgeving zich wat van je problematiek zal aantrekken. Haar managers en collega’s vinden het maar wat handig dat zij zich zo voor hen uitslooft. Ik zou willen zeggen: meid, zoek steun bij een collega of maatje want je gaat hier aan onderdoor! Om daar te kunnen blijven werken, moet ze haar omgeving opvoeden, in de eerste plaats door een einde te maken aan die hypocriete open deur – politiek. Spreek af dat je niet wordt gestoord op momenten dat je deur is gesloten, tenzij er echt brand uitbreekt. En dan het liefst op vaste tijden, bijvoorbeeld van 10.00 tot 12.00 uur. Leg je collega’s en manager uit waarom je die ‘stille uren’ zo nodig hebt. Komen ze desondanks je domein binnenvallen, werk dan gewoon door. Door je werk neer te leggen, geef je namelijk het signaal af dat je beschikbaar bent voor hun vragen en vakantieverhalen en dan is het einde zoek. Ik vraag me echter af of zo’n consequente houding wel bij haar past. Deze secretaresse lijkt me een bescheiden type dat er graag bij wil horen en dat verander je niet zomaar. Nog zorgelijker vind ik de persoonlijkheidsstructuur van haar baas. Ze zal hem hoe dan ook feedback moeten geven: ‘Als jij mij lastig valt, kan ik mijn werk niet afmaken. Dus nu even niet.’
Op korte termijn zal hij misschien meer rekening met haar houden, op lange termijn verwacht ik dat hij zo blijft. Ze moet zichzelf daarom serieus afvragen of ze voor hem wil blijven werken. Ze matcht gewoon niet met die man, is zelfs een beetje bang voor hem. Bovendien is het een chaoot en daar word je als medewerker knettergek van. In dat geval is het gemakkelijker van omgeving te veranderen dan je omgeving op te voeden. Ik schat haar in als gouden secretaresse met hele goede marktwaarde. Daarom: opvoeden en anders wegwezen!’

Timemanagement: zoek de tijdverslinders!

• Jammer, maar het is niet anders: time management betekent in veel gevallen dat je er in de eerste instantie niet aardiger op wordt voor je omgeving. Als jij verandert, moet je omgeving namelijk mee veranderen en daar is tijd voor nodig. Een goede uitleg is daarom een vereiste.

• Bepaal per dag wat je af wilt maken; dat geeft een voldaan gevoel. Maar plan ook niet teveel, dat werkt alleen maar frustrerend.

• Vaak worden klussen als urgent gepresenteerd terwijl ze best kunnen wachten. Stel de noodzaak van opdrachten ter discussie: moet het echt nu of kan het wachten? Of zeg: dat wil ik wel voor je doen, maar bedenk dan wel dat die rekeningen later de deur uit gaan. Daarmee maak je duidelijk dat jouw inspanningen ten koste gaan van iets anders.

• Start telefoongesprekken met het doel waarvoor je belt. De bekende openingszin ‘hoe is het met je’ nodigt uit tot oeverloze privé-verhandelingen. Ben je bang bot over te komen, vertel er dan even bij dat je het erg druk hebt.

• Grof gezegd is de ochtend het meest geschikt voor denkwerk, het begin van de middag voor routineklusjes. ‘s Morgens zijn we over het algemeen scherper dan ’s middags; een kwestie van bioritme.
• Lees brieven, memo’s en e-mail direct, maar ook niet vaker dan één keer. Archiveer ze en gooi alles wat overbodig is direct weg.

• Als gedoodverfde computerexpert van de afdeling word je al gauw tot helpdesk gebombardeerd waardoor jouw werk in het honderd loopt. Hoort die klus wel bij jouw functie? Zeg consequent ‘nee’ en leg uit waarom.

• Plan de niet urgente, maar essentiële klussen op rustige tijdstippen, bijvoorbeeld wanneer de manager de deur uit is.

• Ga tussen de middag even het gebouw uit om letterlijk afstand te nemen van je werk. Dus niet stug doorwerken met de boterham achter het toetsenbord. Probeer elk uur vijf minuten lang te pauzeren. Als je je werk later weer oppakt, gaat het vaak min of meer vanzelf. Aan het eind van de dag ben je bovendien minder vermoeid.